روز تا گرفتن درجه استادی در Gmail - روز دهم - فیلترها

در روز سوم در مورد برچسب ها نوشتم. برچسب دار کردن یک ایمیل کاری بود که باید تک تک و دیستی انجام می دادید و اینکار وقت زیادی لازم داشت. اما این کار را می توانید اتوماتیک کنید. فیلتر ها یکی از امکانات بسیار کاربردی و جالب Gmail است که می تواند در سازماندهی ایمیل بیشتر از هر امکان دیگری موثر باشد. به صورت خلاصه می توان گفت فیلتر ایمیلها را بر اساس یک یا چند ویژگی جدا کرده و کاری را بر روی این ایمیلها انجام می دهد.
فرض کنید شما عضو سیستم ایمیلی iClub هستید و هر روز خلاصه مطالب منتشر شده در سایت برایتان ایمیل می شود. شما می خواهید همه این ایمیلهای دریافت شده از iClub به صورت خودکار دارای برچسب iClub شده و از اینباکس حذف شوند (آرشیو شوند) . برای این کار اول یک برچسب با نام iClub بسازید(راهنما). سپس یکی از ایمیلهایی را که از iClub دریافت کرده اید انتخاب کرده و از منوی More Actions گزینه Filter Messages like these را انتخاب کنید.
 

با انتخاب این گزینه پنجره ای باز می شود و آدرس ایمیل فرستنده در بخش From تایپ شده است. در این پنجره می توانید نوع فیلتر مناسب را تعریف کنید:

From: ایمیلها بر اساس آدرس فرستنده فیلتر می شوند.
To: ایمیلها بر اساس آدرس گیرنده فبلتر می شوند.
Subject: ایمیلها بر اساس عبارت درج شده در قسمت موضوع ایمیل فیلتر می شوند.
Has the Words: اگر در ایمیلی کلمه های ذکر شده در این محل پیدا شود فیلتر می شود.
Doesn't Have: اگر در ایمیلی کلمه های ذکر شده موجود نباشد فیلتر می شود.
Has attachment: اگر ایمیل دارای پیوست باشد فیلتر می شود.

من برای این مرحله در قسمت Subject عبارت iClub|Living Online وارد کردم. برای اینکه در این مرحله ببینید این فیلتر بر روی کدام ایمیلها تاثیر خواهد داشت می تواند بر روی گزینه Test Search کلیک کنید. حالا برای تعیین اتفاقی که باید برای این ایمیلها بیافتد بر روی Next Step کلیک کنید.  در این مرحله 8 گزینه برای انتخاب داریم.

 

Skip the Inbox (آرشیو شود): ایمیلها در Inbox نمایش داده نمی شوند. بلکه مستقیما آرشیو می شوند. بهترین استفاده این گزینه زمانی است که شما عضو یک سایت هستید و طبق زمانبندی مشخصی ایمیلهایی را از این سایت دریافت می کنید. می توانید از این گزینه و گزینه Apply the label (شرح چند سطر پایین تر) هم زمان استفاده کنید تا ایمیلهای دریافت شده از آن سایت همزمان برچسب دار شده و آرشیو شوند. با آرشیو شده این ایمیلها Inbox شما خالی شده و شما می توانید این ایمیلها را با کلیک بر روی برچسب مربوطه ببینید.

Mark as read: با انتخاب این گزینه ایمیلهای فیلتر شده به صورت خودکار به دسته بندی ایمیلهای خوانده شده منتقل می شوند. برای این فیلتر می توانم ایمیلهایی را که از وی ویو یا توییتر مبنی بر دنبال شدن توسط کسی را مثال بزنم. با خواندن موضوع این ایمیلها می توان فهمید که چه کسی شما را دنبال می کند و دیگر نیازی به باز کردن این ایمیل نیست.

Star it: ایمیلها به صورت خودکار ستاره دار می شوند.

Apply the label: ایمیلها با برچسبی که شما مشخص می کنید دسته بندی می شوند.

Forward it to: یک نسخه از ایمیلها برای آدرسی که مشخص می کنید ارسال می شود.

Delete it: ایمیلها پاک می شوند.

Never send it to Spam: این ایمیلها هیچوقت به عنوان اسپم شناخته نمی شوند.

Also apply filter to n conversations below : با انتخاب این گزینه این تغییرات بر روی تمام ایمیلهایی هم که هم اکنون به عنوان فیلتر شده نمایش داده می شوند اعمال می شود (n تعداد ایمیلها خواهد بود).

برای فیلتر کردن ایمیلهای دریافت شده از iClub می توانید گزینه Skip the inbox و Apply the label همراه با برچسب iClub را انتخاب کرده و دست آخر هم گزینه Also apply filter to n conversations below انتخاب کنید.

با کلیک بر روی Create Filter، فیلتر ساخته شده. حالا وقت مرتب کردن Inbox است. با صرف کمی وقت می توان علاوه بر مرتب کردن Inbox در وقت نیز صرفه جویی کرد. دیگر Inbox شما با تعداد بیشماری ایمیل پر نمی شود و مجبور نیستید برای پیدا کردن ایمیلهای ارزشمند بین هزاران ایمیل جستجو کنید.